Cliente
VICI & C, sistemi per l’automazione industriale e quadri elettrici
Dipartimenti coinvolti
- Risorse umane
Tecnologie applicate
- Sharing & Collaboration
- Fatturazione e conservazione elettronica
Le esigenze dell’azienda
VICI & C., azienda romagnola con 30 anni di esperienza progetta, produce e distribuisce sistemi per l’automazione industriale e quadri elettrici. È leader nel settore delle macchine di misura ottica a livello internazionale, con filiali in U.S.A, Germania e Cina.
La storia dell’azienda, il suo successo e la nascita di sedi internazionali hanno portato, ovviamente, ad un aumento del carico di lavoro relativo alla gestione dei documenti interni e dei processi, in particolare nella relazione tra dipendenti e azienda.
Per questo motivo siamo stati coinvolti da VICI & C. con l’obiettivo di supportare il dipartimento delle Risorse Umane (HR) nella dematerializzazione dei processi, in particolare
- delle richieste di ferie, rol, permessi, straordinari, assenze malattie e trasferte;
- della gestione delle richieste e dei consuntivi;
- del controllo sul processo di autorizzazione preventiva.
Oltre ad una semplificazione delle procedure, VICI & C. aveva bisogno di strumenti di gestione e controllo multicanale, accessibili anche dalla intranet aziendale.
Le soluzioni
Dematerializzazione delle richieste
Per favorire la dematerializzazione delle richieste senza impattare sui processi già in atto e sul carico di lavoro del personale HR abbiamo deciso di proporre l’ applicativo di Information & Process Management ARXivar, di cui siamo golden partner. La scelta più consona per un’azienda in continua espansione e dal forte carattere di internazionalità.
Tramite ARXivar il processo di richiesta di ferie, malattia, rol, permessi e trasferte è stato totalmente digitalizzato e avviene tramite un workflow ben definito e di facile comprensione sia da parte dei dipendenti che delle Risorse umane.
Le richieste di ferie e permessi avvengono tramite un apposito form, che permette l’inserimento guidato di tutte le informazioni necessarie alla pratica, riducendo il margine di errore e la necessità di rinvii o integrazioni. Ogni richiesta viene inviata alla figura responsabile via email per essere valutata ed avere rapida risposta.
La soluzione pensata per VICI & C. permette anche una verifica dall’alto dello stato di tutte le richieste e un monitoraggio ad ampio spettro con possibilità di raffinare la ricerca e avere accesso a report e statistiche.
La testimonianza
Gestire le informazioni e veicolarle al meglio, condividendole con tutte le aree aziendali, rappresenta la partenza della nostra trasformazione digitale internazionalizzata.
In particolar modo abbiamo snellito e reso più efficienti tutte quelle attività difficilmente digitalizzabili attraverso l’ERP aziendale, ma aderenti alle nostre caratteristiche distintive: la flessibilità e la rapidità delle consegne.
L’inserimento di ARXivar come strumento di lavoro ha dato una spinta al miglioramento organizzativo di tutta l’azienda.
Barbara Brunetti
Responsabile IT Gruppo Varvel SpA
