Gestione Protocolli delle Pubbliche Amministrazioni

Ogni Pubblica Amministrazione utilizza i protocolli, ovvero dei registri in cui vengono annotate la ricezione e la spedizione di tutti gli atti provenienti da privati o da altre PA, secondo ordine cronologico.
La gestione di tali flussi documentali organizza e governa la documentazione ricevuta,  inviata o comunque prodotta dall’amministrazione per l’esecuzione dei procedimenti di pertinenza; consente infatti la corretta registrazione di protocollo, l’assegnazione, la classificazione, la fascicolazione, il reperimento e la conservazione dei documenti informatici, costituendo anche una fonte di prova privilegiata in caso di querela.

In base alle normative sono numerosi i documenti che devono essere protocollati, ed ogni PA è tenuta a descrivere le proprie linee guida per la loro gestione all’ interno di un manuale.
La soluzione che proponiamo fornisce alle Pubbliche Amministrazioni tutte le risorse tecnologiche necessarie per realizzare un sistema automatico di gestione elettronica dei flussi documentali e rendere più efficienti le attività di amministrazione all’ interno dei diversi enti pubblici. La gestione informatica del protocollo infatti permette di aumentare notevolmente la produttività e la trasparenza dei processi amministrativi.

Vedi la Presentazione

Quali vantaggi posso ottenere con la Gestione dei Protocolli delle Pubbliche Amministrazioni?

La procedura di gestione del protocollo informatico che implementiamo per le Pubbliche Amministrazioni offre molte opportunità in quanto permette agli attuatori di:

  • ridurre le risorse per la protocollazione eliminando i registri cartacei e diminuendo gli uffici di protocollo
  • organizzare al meglio il lavoro delle amministrazioni, razionalizzando il flusso dei documenti
  • redigere ed adottare un manuale di gestione del sistema documentario
  • rendere il proprio servizio trasparente, implementando degli strumenti che favoriscano un effettivo esercizio del diritto di accesso allo stato dei procedimenti ed ai relativi documenti da parte di cittadini, imprese ed altre amministrazioni

Cosa si può fare nel concreto?

La soluzione software che proponiamo permette di gestire tutte le comunicazioni in entrata ed in uscita dagli enti della Pubblica Amministrazione all’ interno del protocollo.
Quindi è possibile registrare i documenti ed eseguire i relativi processi:

  • numerazione e segnatura del protocollo
  • gestione della rubrica
  • fascicolazione archivistica
  • conservazione sostitutiva
  • stampa del registro di protocollo, ecc.
  • trasmissione del documento ad un ruolo o ad una unità organizzativa per l’assegnazione, la visione o altre attività
  • prenotazione dei numeri di protocollo in uscita
  • dichiarazione della numerazione di emergenza

Cosa dice la normativa?

Il protocollo informatico è per il Legislatore “l’insieme delle risorse di calcolo, degli apparati, delle reti di comunicazione e delle procedure informatiche utilizzato dalle amministrazioni per la gestione dei documenti” ( dal Testo Unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa, DPR 445/2000, art.1).

Secondo il Decreto Legislativo del 30 marzo 2001, n.165, art.1, comma 2 sono tenuti a realizzare la gestione del protocollo con sistemi informativi automatizzati, le Pubbliche Amministrazioni cioè tutte le amministrazioni dello Stato.

Con il Decreto del 14 ottobre 2003 inoltre vengono approvate le Linee Guida per l’adozione del protocollo informatico e per il trattamento informatico dei procedimenti amministrativi. Secondo tale Decreto gli obblighi per le amministrazioni sono:

  • la definizione di un piano di sviluppo dei sistemi informativi automatizzati basato sul riconoscimento delle aree organizzative omogenee,
  • la nomina dei responsabili della gestione del protocollo informatico,
  • la redazione ed adozione di un manuale per la gestione del sistema di documenti.

Il CNIPA (che, su disposizione del decreto legislativo 1 dicembre 2009, n. 177, ha assunto la nuova denominazione di DigitPA) ha redatto un modello di riferimento del Manuale di gestione per tutte le amministrazioni che realizzano progetti di gestione elettronica dei documenti con alcune indicazioni operative per la stesura del Manuale di Gestione del Protocollo Informatico, dei documenti e dell’Archivio che le Pubbliche Amministrazioni.
Le regole tecniche per la protocollazione e la conservazione dei documenti informatici sono entrate definitivamente in vigore con la pubblicazione in Gazzetta Ufficiale n. 59 del 12 marzo 2014. Per quanto riguarda i protocolli è previsto che la trasmissione dei documenti non avvenga solo con posta elettronica, ma anche attraverso PEC o in cooperazione applicativa basata sul Sistema Pubblico di Connettività e sul Sistema Pubblico di Cooperazione.

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