Soluzioni per la distribuzione del materiale elettrico

Il settore del Materiale Elettrico e delle Elettroforniture rappresenta una delle aree della distribuzione più evolute e complesse, ed è caratterizzato da un forte dinamismo dei mercati e dei prodotti. Richiede quindi soluzioni con specifiche funzionalità applicative in grado di rispondere velocemente ai cambiamenti funzionali e strategici.

Con la soluzione di Information & Process Management ARXivar, è possibile gestire i documenti, monitorare i processi specifici di questo settore, veicolare e facilitare lo scambio informativo dentro e fuori l’azienda, ecc. In generale è lo strumento che permette alle imprese del settore di evolvere nell’era digitale.

ARXivar si modella sulle puntuali esigenze del cliente e permette, in particolare, di dematerializzare e gestire in modo efficace le attività core del settore elettrico, partendo dall’organizzazione e della condivisione dei documenti, dalla fatturazione elettronica e dalla conservazione elettronica per arrivare alla gestione automatica dei processi aziendali più complessi.

La nostra soluzione per il Materiale Elettrico, è riconosciuta da ARXivar e pubblicata nella sezione dedicata alle applicazioni concrete del sistema di Information & Process Management del sito web www.arxivar.it.

Cosa si può fare nel concreto?

Acquisizione della firma biometrica a banco

Per eliminare i documenti cartacei e minimizzare i costi di gestione di ciascun documento si può acquisire la firma biometrica del cliente/vettore che ritira la merce. Questa firma viene apposta su device touch-screen che permette di salvare i dati biometrici della firma stessa in modo da stampare solo la copia del cliente/vettore, con già inclusa la firma ed i dati anagrafici del firmatario.

Gestione delle non conformità

Tramite un flusso approvativo e decisionale dedicato, una non conformità può essere totalmente gestita e conclusa con il completamento della fornitura o con il ricevimento della nota di accredito. Al verificarsi di una non conformità viene generato automaticamente un documento con annotazioni sul problema, con eventuali allegati e viene attivato un flusso informativo che coinvolge sia l’ufficio Amministrativo che l’ufficio Acquisti per la gestione della non conformità.

Aggiornamento e condivisione listini

Si può automatizzare il flusso informativo tra l’ufficio acquisti e l’ufficio commerciale, per l’aggiornamento puntuale delle condizioni di acquisto e di vendita, la comunicazione delle revisioni e la condivisione sempre puntuale dell’ultimo listino, in azienda, con partner o clienti.
Con ARXivar si possono automatizzare tutte le attività da eseguire nel momento stesso in cui viene rilasciato l’aggiornamento di un listino, indipendentemente dalla procedura e dal canale di ricezione  (mail, abbonamento Metel, WebEdi).

Trattative commerciali spot

In fase di definizione di condizioni commerciali spot, pensate ad hoc per singole trattative, può essere attivato un processo da parte del commerciale per richiedere l’approvazione, da parte della Direzione, delle condizioni proposte al cliente e, quindi, per attivare eventuali policy di acquisto differenti nei confronti del fornitore.

Interfacciamento della rete vendita

Con ARXivar si fornisce uno strumento alla rete vendita per consultare la documentazione dei clienti/fornitori (fatture, ddt, ordini, contratti, listini,…) direttamente da dispositivi mobili (tablet e smartphone). Ogni informazione può essere resa fruibile, tramite un’interfaccia utente mobile oriented.

Dematerializzazione del processo di archiviazione della scheda anagrafica cliente

Nell’ambito della medesima procedura con cui si registra la firma biometrica del cliente, può essere inclusa la firma della scheda anagrafica, unitamente all’accettazione delle condizioni di vendita e al modulo di gestione della privacy.
Anche le vecchie schede anagrafiche possono essere archiviate in formato digitale in Arxivar e nel caso in cui un cliente non abbia ancora siglato la propria anagrafica, è possibile ricevere un sollecito dall’applicativo, che in tempo reale ricorda all’operatore di acquisire i dati (anagrafica firmata).
All’acquisizione della firma sull’anagrafica, la versione digitale viene immediatamente archiviata in Arxivar, fino ad ottenere un archivio totalmente digitale e consultabile anche attraverso il software gestionale.

Gestione richiesta fido da parte del cliente

Gestione delle richieste di fido da parte dei clienti attraverso un workflow automatico che, partendo dall’operatore di filiale che registra la richiesta del cliente, passa attraverso il recupero di informazioni di approfondimento – mediante software di Credit Risk Management (ad esempio Fox&Parker) – da parte dell’addetto amministrativo, fino ad arrivare sulla “scrivania” della Direzione. La Direzione, ricevendo la richiesta di fido, unitamente alle informazioni di approfondimento, potrà quindi:

  • richiedere ulteriori chiarimenti all’amministrazione,
  • approvare il fido e le condizioni di pagamento richieste dal cliente,
  • concedere un fido con riserva, ovvero richiedere un colloquio con il cliente o proporre determinate condizioni di pagamento.

In caso di concessione del fido, può essere automaticamente aggiornato il gestionale con le informazioni riguardanti il fido concesso: periodo e massimali di validità, indirizzo email comunicato dal cliente per la spedizione delle fatture differite, tracciatura di approvazioni / rifiuti / annotazioni.

Gestione richiesta di offerta da cliente

Archiviazione delle richieste di offerte da cliente in entrata, assegnate ad un venditore di riferimento e contrassegnate con il relativo grado di priorità (urgente, normale o capitolato) ed eventuali note. Un workflow automatico potrà verificare immediatamente lo stato del cliente, a seconda delle informazioni contenute nel gestionale. Coinvolgimento automatico di magazzino e/o ufficio acquisti, per informazioni riguardanti prezzo, modalità di ritiro o spedizione, eventuale scheda tecnica, ecc. All’emissione dell’offerta tramite gestionale, Arxivar è in grado di archiviare automaticamente la stessa, consentendo di tracciare l’intero processo.

Invio automatico ddt via mail

Invio (anche) via email di alcuni ddt (tipicamente per conoscenza ad un responsabile all’interno del cliente) comunque stampati in forma cartacea per merce consegnata a banco ad un dipendente del cliente. Un workflow automatico può archiviare i ddt generati dal gestionale e, rintracciando l’anagrafica cliente del gestionale, è in grado di inviare il documento al relativo indirizzo email. Qualora si desideri fornire un servizio ulteriormente avanzato, grazie ad ArxLink, è possibile inviare una email “strutturata e personalizzata” con il logo dell’azienda, con la possibilità di tracciare l’eventuale download del documento da parte del cliente, in modo da tenere sotto controllo l’intero processo.

Pin It on Pinterest

Share This