Gestione automatizzata dei processi delle Concessionarie Auto

Ogni Dealer Automotive gestisce quotidianamente, un’elevata mole di pratiche auto e il processo di vendita e/o noleggio parte dal controllo della disponibilità a stock, fino ad arrivare alla consegna, passando per una serie molto delicata di azioni, che richiedono l’interazione con i vari responsabili di funzione.

Quali vantaggi posso ottenere con la Gestione automatizzata del processo delle Concessionarie Auto?

Con ARXivar è possibile automatizzare il processo di vendita/consegna di un’autovettura, per efficientare l’operatività aziendale e quindi, attraverso workflow sviluppati appositamente per il settore delle Concessionarie e con l’integrazione al DMS aziendale, favorire:

  • la definizione delle attività da eseguire;
  • la codifica automatica dei contratti, suddivisa per Tipologia e Punto vendita;
  • la dematerializzazione dei contratti di vendita, attraverso firma digitale;
  • la raccolta in formato digitale e la condivisione di tutti i documenti, attivi e passivi, relativi alla pratica (doc. Cliente; doc. Finanziamento; doc. Permuta);
  • l’approvazione dei Contratti e l’assegnazione delle attività da parte dei Responsabili, anche se fuori ufficio;
  • l’archiviazione del registro di magazzino;
  • l’archiviazione del registro stock area Nuovo e Usato;
  • l’analisi dello Stato di avanzamento pratica (es. elenco dei veicoli in preparazione; veicoli in attesa di immatricolazione; pratiche in attesa di Esito Richiesta Finanziamento; ecc..);
  • la gestione del Calendario appuntamenti visione e consegna autovettura;
  • il Calendario e gestione contatto cliente post-consegna;
  • l’analisi delle vendite.

Lungo il processo, la pratica assume diversi Stati e, facilitando l’accesso ai dati da parte di tutti i dipendenti della Concessionaria, mediante workflow che ne stimolano il coinvolgimento, risulta più agile il controllo del suo avanzamento, nonché l’interazione con il Cliente, a sua volta desideroso di conoscere tutti gli aggiornamenti rispetto al proprio veicolo.

 

ARXivar è integrabile a tutti i DMS (Dealer Management System), come ad esempio WinDrakkar 2.0. Possibilità quindi di archiviare elettronicamente sia i documenti generati dal DMS, sia tutti gli altri (es. Libri Giornali, Registri IVA e del Margine, Bilanci e situazioni contabili, Valorizzazione di magazzino e LIFO, Valorizzazione e Stock area Nuovo e Usato) e di gestire i cicli attivo e passivo direttamente dal DMS.

Cosa si può fare nel concreto?

La soluzione che proponiamo, sviluppata attraverso il potente motore di Gestione Documentale e Business Process Management ARXivar, permette di gestire tutte le fasi del processo di qualsiasi pratica di una Concessionaria, digitalizzando il passaggio di documenti fra i vari uffici, e quindi:

  • vendita autovettura nuova, con eventuale ritiro usato/rottamazione;
  • vendita autovettura usata/km0, con eventuale ritiro usato/rottamazione;
  • noleggio;
  • gestione multe;
  • gestione reclami;
  • altro.

 

Vendita autovettura nuova, con eventuale ritiro usato/rottamazione

A seguito dell’archiviazione mediante QRcode del Contratto di vendita è prevista una serie di task, richiamati dal workflow sviluppato con ARXivar, che coinvolgono varie figure aziendali:

  1. Completamento dati a cura del Venditore:
    • Archiviazione documenti necessari all’avvio della pratica (CF, Doc Identità, ecc);
    • Informazioni su disponibilità autovettura (In Stock/Da Ordinare);
    • Compilazione eventuale Scheda Permuta (inserimento dati relativi alla Permuta con generazione automatica di un Modello riepilogativo da far firmare al cliente per l’attestazione dei dati dichiarati);
  2. Approvazione Contratto/Scheda Permuta a cura del Resp. Vendite;
  3. Assegnazione Pratica a cura del Resp. BackOffice;
  4. Ordine Cliente Finale verso casa madre;
  5. Gestione Pratica a cura Addetto BackOffice;
  6. Eventuale Richiesta Finanziamento a cura Ufficio Finanziamenti;
  7. Preparazione autovettura con dettaglio Optional da installare, a cura dell’Officina;
  8. Saldo/Fatturazione Autovettura a cura Addetto BackOffice;
  9. Richiesta Conformità;
  10. Immatricolazione Autovettura;
  11. Consegna Autovettura ed eventuale Ritiro Permuta a cura dell’Addetto BackOffice e del Venditore;
  12. Contatto Post-Consegna per sondaggio soddisfazione cliente, a cura del Venditore.

Vendita autovettura usata/km0, con eventuale ritiro usato/rottamazione

Il venditore può visionare il dettaglio del parco Usato e la disponibilità di autovetture attinenti alla richiesta del Cliente ed in seguito, seguendo i task automatizzati dal wokflow appositamente sviluppato:

  1. Opzionare l’Autovettura, nel caso in cui il cliente fosse interessato alla stessa, ma necessiti di qualche giorno per valutare l’offerta, in modo da evitare la vendita della stessa autovettura a più clienti.
  2. Contratto Usato, il venditore raccoglie i documenti necessari per avviare la pratica ed eventuale compila la Scheda Permuta, completando l’inserimento dati.

 

Noleggio

Nel caso in cui la Concessionaria sia convenzionata con Società di Noleggio (esempio. CarServer,Ald,Arval,ecc..), le quali richiedono la disponibilità del veicolo di cui necessitano e in base all’offerta stipulano un Contratto di Fornitura Veicolo. Il Cliente della Concessionaria è quindi rappresentato dalla Società di noleggio, viene emessa fattura nei suoi confronti e non è necessario raccogliere tutti i documenti richiesti nei processi di Vendita.

Queste e tutte le altre casistiche sono gestite tramite il workflow, che permette anche di tenere sotto controllo le pratiche di allestimento speciale.

 

Gestione Multe

Le multe, archiviate elettronicamente, sono consultabili in pochi click e tutti i documenti che compongono la pratica sono associati tra loro (multa, lettera di notifica alle autorità, contratto di noleggio nel caso in cui la multa riguardi una vettura concessa a noleggio, il verificato di proprietà nel caso di usato, la ricevuta di ritorno di invio raccomandata, la ricevuta di pagamento nel caso in cui la multa debba essere pagata…). Le scadenze di pagamento vengono notificate tramite mail o pop-up.

 

Gestione Reclami

La corretta gestione di un reclamo, oltre a salvaguardare la reputazione, può diventare un’opportunità di miglioramento dell’organizzazione aziendale. ARXivar gestisce il reclamo del Cliente secondo i requisiti richiesti dalla norma ISO 9001. Il processo considera e gestisce anche le pratiche di reclamo affidate al Legale del Dealer. Tutti i documenti che compongono la pratica di reclamo sono associati tra loro e ogni attività di processo viene assegnata agli utenti coinvolti tramite appositi task.

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