Integrazione con i sistemi ERP e altre applicazioni

All’ interno di ogni realtà aziendale è fondamentale ormai da tempo adottare più applicazioni software che svolgano compiti differenti, per gestire, organizzare e tracciare le informazioni più importanti nei diversi settori organizzativi.
E’ indispensabile quindi che una soluzione documentale e di gestione dei processi aziendali si interfacci e si integri completamente con tutti i sistemi adottati nelle imprese; questo consente di avere collegamenti flessibili ed efficaci, adatti a soddisfare tutte le esigenze.

Tutti i sistemi, che interagiscono o meno con il Ciclo Attivo o il Ciclo Passivo aziendale, possono trasmettere direttamente le informazioni alla soluzione documentale, grazie ad una serie di connettori che ne permettono il collegamento diretto, in modo da avere sempre dati allineati fra le diverse piattaforme.

ARXivar (sistema di Document & Business Process Management) può dialogare con qualsiasi applicazione grazie alla suite di connettori sviluppati da Talea Consulting che offre svariate possibilità.

Quali vantaggi posso ottenere con l’integrazione con i sistemi ERP?

Grazie all’utilizzo di specifici connettori è possibile far si che il colloquio tra l’ERP e la soluzione documentale sia trasparente e continuo, ad esempio è possibile:

  • condividere anagrafiche di Clienti, Fornitori, ecc.
  • caricare automaticamente sul documentale i documenti attivi emessi dall’ERP e tutte le relazioni tra di essi (es. flusso ordine, bolla, fattura)
  • abbinare in modo automatico in fase di scansione multipla i documenti passivi con le relative registrazioni contabili nell’ERP
  • visualizzare i documenti archiviati direttamente all’interno dell’ERP

Grazie alle nostre esperienze e competenze in questo ambito, ci poniamo l’obiettivo di cucire su misura la soluzione più idonea e funzionale per l’impresa. Per realizzare questo obiettivo sfruttiamo modelli di integrazione già utilizzati per i più diffusi ERP presenti sul mercato oppure, se non presenti, sviluppati ad hoc. La soluzione proposta si integra completamente con gli ERP Elettrix, Strike e Olpix realizzati dal nostro business partner VM Sistemi; la consulenza dedicata prevista per queste integrazioni insieme all’ esperienza accumulata negli anni di lavoro ci permettono di realizzare progetti accurati e bilanciati.

Cosa si può fare nel concreto?

Un primo passo fondamentale del nostro servizio di consulenza è comprendere i sistemi che già sono in utilizzo nell’ impresa ed analizzare come predisporre le relative connessioni al fine di garantire un’operatività sempre più efficiente ed integrata fra le diverse funzioni. Sfruttiamo le nostre competenze per soddisfare le varie esigenze allo scopo di fornire il servizio e il prodotto più adeguati, senza andare ad intaccare il sistema di lavoro esistente in azienda.

La soluzione software che proponiamo offre diverse possibilità di integrazione e sviluppo, alcune delle più interessanti sono:

  • organizzare e sincronizzare le informazioni con fonti di dati esterne
  • programmare esportazioni periodiche dei dati per mantenere sempre le informazioni allineate tra i vari sistemi
  • importare e convertire massivamente i documenti in formato PDF
  • creare rubriche e liste di utenti e gruppi, prendendole da Windows Active Directory o da altre fonti già presenti in azienda
  • visualizzare l’anteprima di qualsiasi documento archiviato senza bisogno di aprirlo
  • creare e gestire modelli in formato Word

La suite di Connettori sviluppati da Talea Consulting

1. Connettore per la replica delle rubriche
Permette di allineare in maniera puntuale le rubriche clienti e fornitori a fronte di un nuovo inserimento/modifica nelle anagrafiche dell’applicativo esterno, sia questo gestionale, CRM, ecc.

2. Connettore per l’archiviazione documenti
Permette di gestire i documenti provenienti dal gestionale per il ciclo documentale attivo e passivo, guidando la modalità di salvataggio (da cartella, con stampa barcode, …). Diverse sono le funzionalità richiamabili da applicativi esterni con questo tool: importazione, modifica, revisione, cancellazione, marcatura, multicanalità, workflow.

3. Connettore per visualizzazione documenti/relazioni
Connettore che permette di visualizzare da altre applicazioni i documenti archiviati in ARXivar e di consultare le relazioni che intercorrono tra i vari profili documentali (per esempio dalla fattura si può risalire al relativo DDT e ordine). Tale funzionalità può essere chiamata direttamente da gestionale.

4. Servizio Monitoraggio delle funzionalità di Arxivar
Service Watch è un servizio in  grado  di  monitorare  lo  stato  dei  servizi  vitali  per  il  sistema di gestione documentale,  verificandone  il  corretto funzionamento. Durante la fase di configurazione è possibile selezionare dall’ elenco di tutti i servizi windows, quelli da controllare.

5. Tool di avanzamento task da mail
Avanza Task è una applicazione ASP.NET che consente l’avanzamento di un task attraverso un messaggio email, completamente personalizzabile. Selezionando l’ opzione corrispondente all’ esito voluto, viene avanzato il task o richiesta eventualmente la valorizzazione di una variabile (vedi l’esempio di Approvazione di Ferie e Permessi).

 

 

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