Gestione Posta Elettronica Certificata

Al giorno d’oggi in qualsiasi realtà aziendale si scambiano le informazioni attraverso la posta elettronica. Ora c’è anche la possibilità, a volte l’obbligo, di dare consistenza e validità legale ai dati che spediamo per mail, sfruttando la Posta Elettronica Certificata.

Si tratta sempre di posta elettronica, con alcune caratteristiche aggiuntive che servono a garantire l’invio, l’integrità e l’avvenuta consegna dei messaggi scambiati tra il Gestore PEC del mittente e quello del destinatario.

In questo modo lo stato del messaggio ed i suoi contenuti sono opponibili a terzi, visto che con la PEC sono rispettati i livelli di qualità e sicurezza previsti dalla legge.

Più precisamente quando un utente invia un messaggio, riceve dal Gestore di PEC una ricevuta con definizione temporale, che è prova legale della spedizione del messaggio; quando il destinatario riceve il messaggio invece, al mittente arriva ricevuta di consegna avvenuta o mancata.

Cosa dice la normativa?

L’ Agid è il soggetto che gestisce le regole tecniche e gli eventuali aggiornamenti riguardanti la PEC, coerentemente alle normative di riferimento.

Fra le regole tecniche allegate al Decreto Ministeriale del 2 novembre 2005 vengono indicati gli standard internazionali su cui si basa la PEC, ovvero IEFT e ISO, e le varie versioni ed integrazioni. Il quadro normativo di riferimento sulla Posta Elettronica Certificata comprende numerose leggi e relative integrazioni, di seguito vengono riportate le più recenti e significative.

La Legge 28 gennaio 2009, n.2 contenente le direttive sulle comunicazioni tra imprese costituite in forma societaria, professionisti iscritti agli albi e Pubbliche Amministrazioni.

Il Decreto 6 maggio 2009 contiene le disposizioni in materia di rilascio e di uso della casella di posta elettronica certificata assegnata ai cittadini.

Se vuoi leggere le ultime novità normative riguardo alla Conservazione Elettronica, vai alla sezione dedicata del nostro BlogClicca qui

Quali vantaggi posso ottenere con la PEC?

La PEC mantiene la stessa immediatezza e semplicità di utilizzo della posta elettronica, a cui è aggiunta la validità legale e la sicurezza della trasmissione.

Alcuni dei principali benefici che si possono ottenere con l’utilizzo della Posta Elettronica Certificata sono:

  • economicità e semplicità di trasmissione di informazioni con valenza legale
  • facilità nella ricerca dei messaggi inviati o ricevuti
  • possibilità di individuare con certezza la provenienza di un messaggio
  • possibilità di recuperare ricevute di invio o ricezione presso il proprio Gestore di PEC, nel caso queste siano state cancellate
  • possibilità di consultare un messaggio da varie postazioni, con vari dispositivi e in diversi momenti.

Cosa si può fare nel concreto?

La PEC è fondamentale per scambiare messaggi con la Pubblica Amministrazione e nelle relazioni Business2Business: è particolarmente importante per l’invio di tutti quei documenti che sono soggetti a restrizioni imposte dalla legge.

Ad esempio possono essere archiviati digitalmente tutti i messaggi inviati tramite PEC contenenti le Fatture d’acquisto ricevute lungo il Ciclo Passivo aziendale, al fine di mantenerne traccia conformamente di legge.

Il software per la gestione documentale che proponiamo, tramite l’utilizzo della PEC, permette di rispettare ciò che impone l’articolo 62, che disciplina le relazioni commerciali riguardanti esercizi agroalimentari o prodotti agricoli. Questo articolo obbliga le imprese a stilare contratti scritti e pagamenti a 30 giorni per tutte le merci deteriorabili. La data di emissione della fattura può essere quindi certificata utilizzando l’invio tramite PEC.

Inoltre, grazie alla soluzione proposta, tutta la gestione della fatturazione può essere automatizzata: dal gestionale viene creata la fattura che poi è automaticamente archiviata nel software per la gestione documentale e contemporaneamente inviata tramite Posta Elettronica Certificata.

Pin It on Pinterest

Share This