Firma elettronica e grafometrica

Perché i documenti abbiano valore, devono essere garantite la loro integrità ed autenticità quindi è necessario assegnare la paternità  dei dati a una o più persone, attraverso l’apposizione della firma. Al giorno d’oggi si trovano spesso in azienda documenti  in formato digitale e ciò rende difficile attribuirli univocamente a qualcuno; questo non più con la firma elettronica e la firma grafometrica.

Nella firma elettronica sono raccolti tutti i dati necessari ad identificare la persona che la possiede e garantire così la sicurezza sui documenti che ognuno firma.
Nello stesso modo in cui ognuno di noi appone svariate firme con carta e penna, ciascuno si può dotare della sua firma elettronica personale.  Tale firma può essere di vari tipi in base ad alcune caratteristiche, che la rendono più o meno sicura e valida per legge:

  • Firma Elettronica: l’insieme dei dati in forma elettronica utilizzati come metodo di identificazione informatica.
  • Firma Elettronica Avanzata: ha alcune caratteristiche di sicurezza in più in quanto consente l’identificazione del firmatario del documento e la connessione univoca ad esso, è creata con mezzi sui quali il firmatario ha un controllo esclusivo e consente di rilevare se i dati stessi siano stati successivamente modificati.
  • Firma Elettronica Qualificata: è come l’avanzata inoltre è basata su un certificato qualificato e realizzata mediante un dispositivo sicuro per la creazione della firma.
  • Firma Digitale: un particolare tipo di Firma Elettronica Avanzata basata su un certificato qualificato e su un sistema di chiavi crittografiche, una pubblica e una privata.
  • Firma Grafometrica: particolare forma di firma elettronica avanzata avente valore legale. Per firmare un documento si utilizza una penna con cui si traccia la propria firma autografa su una tavoletta grafica o su uno schermo sensibile.

Cosa dice la normativa?

Il D.Lgs. 82/2005 stabilisce, all’articolo 21, che la firma digitale fa piena prova fino a querela di falso se questa è legalmente riconosciuta, equiparando così il documento informatico sottoscritto con firma digitale al documento cartaceo sottoscritto con firma autografa.
La Delibera CNIPA n. 45 del 21 maggio 2009, che contiene le regole per il riconoscimento e la verifica del documento informatico, fa riferimento anche alla firma digitale, oltre che alla conservazione sostitutiva e alla marca temporale.
Il 21 maggio 2013 sono state pubblicate in Gazzetta Ufficiale le regole tecniche sulle Firme Elettroniche Avanzate.

Come funziona la Firma Grafometrica?

Il sistema acquisisce i dati biometrici della firma e li codifica in modo protetto nel documento firmato, creando un legame indissolubile tra documento e firma. L’identificazione biometrica normalmente avviene riconoscendo 5 parametri:

  • Coordinate (x, y)
  • Velocità
  • Accelerazione
  • Inclinazione
  • Pressione

La soluzioni studiate sono state sviluppate per gestire in formato digitale quei documenti che oggi prevedono un passaggio cartaceo per l’apposizione di firme autografe.

Il documento digitale viene firmato con una penna apposita su di un device dedicato (tavoletta hardware o apposito tablet), come avviene per i documenti cartacei. L’immagine della firma viene inserita dal software di firma grafometrica nel documento digitale con la garanzia del pieno valore legale del documento sottoscritto. L’utente appone tante firme quante sono quelle richieste dal documento. Il processo è applicabile a qualsiasi documento digitale indipendentemente dal software di gestione che lo ha creato.

Quali vantaggi posso ottenere con la firma digitale?

Con la firma elettronica è possibile risparmiare molto tempo che può essere sfruttato per attività più produttive, anche perché con lo strumento proposto è possibile apporre la firma in modo massivo su molti documenti contemporaneamente.

Alcuni dei benefici ottenibili con la firma digitale sono:

  • velocità, precisione e praticità nell’ apposizione delle firme
  • possibilità di concludere contratti o effettuare altre trattative che necessitano di firma direttamente attraverso il proprio PC
  • possibilità di eliminare documenti cartacei
  • sicurezza e privacy
  • possibilità di accedere ad alcuni servizi speciali come l’invio telematico per raccomandata RR di file muniti di firma digitale, attraverso le Poste Italiane
  • tutte le PA ad oggi devono accettare file muniti di firma digitale (fatture elettroniche).

Cosa si può fare nel concreto?

La firma digitale è uno strumento indispensabile per qualunque impresa che voglia restare competitiva nel tempo digitalizzando le sue attività.
Per sfruttare la firma digitale è richiesta per norma una particolare modalità tecnologica: la crittografia a chiavi asimmetriche, una pubblica e una privata, collegate tra loro. Con la chiave privata il titolare dà certezza sulla provenienza e sull’ integrità del documento, con la pubblica il ricevente può verificare questi stessi aspetti.
La firma digitale, insieme alla marca temporale, costituisce il fondamento per la conservazione e la fatturazione elettroniche, visto che ha completa validità legale. Apporre nella pratica la firma digitale è molto semplice: basta avere una smart card (ossia una tessera con un chip), in cui sono contenute le chiavi, e un lettore di smart card.

La firma grafometrica è un tipo di normale firma “olografa”, cioè apposta a mano dal sottoscrittore, che però si distingue per essere realizzata non su carta ma su un’apposita tavoletta elettronica con una speciale penna elettronica. Attraverso questo hardware, e con un software adeguato, il sistema cattura l’immagine della firma, i dati dinamici e i parametri biometrici (ritmo, velocità, pressione, accelerazione, movimento aereo) che la rendono unica ed irriproducibile . L’identità biometrica rappresenta quindi l’elemento di sicurezza, che dimostra che la firma non è stata falsificata o delegata ad altri.
Alla firma grafometrica è stato conferito pieno valore legale dal Codice dell’Amministrazione Digitale e ciò la rende particolarmente interessante in quanto può diventare uno strumento per estendere la dematerializzazione anche ai documenti per cui è richiesta una firma ad un comune cittadino.
Oggi nelle banche possiamo trovare spesso questo tipo di firma, così come risulta molto utile per i commerciali che possono fare firmare direttamente dal proprio dispositivo contratti e altri documenti.

Ma non solo. La firma grafometrica è molto utile lungo il Ciclo Attivo aziendale, permettendo la rapida accettazione del DDT, relativo alla merce consegnata, da parte del Cliente.

Alcune delle nostre soluzioni

 

Firma su device Wacom tramite servizio TALEA T-SIGNER

(indipendente dal software utilizzato per generare il documento)

Soluzione che non richiede integrazione con le applicazioni ERP e gestionali utilizzate in azienda.

Il PDF generato dall’applicativo aziendale viene posizionato in una determinata directory, monitorata dal servizio TALEA T-SIGNER che attiva la richiesta di firma grafometrica.

È possibile attivare il servizio in maniera puntuale su ogni singolo documento o monitorare diversi file PDF generanti da altre postazioni ed abilitare la firma in una postazione dedicata.

Tale soluzione viene proposta quando il documento PDF da firmare viene generato da un applicativo aziendale e si richiede una immediatezza di firma.

 

Ambiti di utilizzo ed esempi concreti:

  • DDT e Fatture in Vendita al dettaglio, centri di distribuzione, punti vendita con casse, alberghi, …

Firma su device Wacom richiamato da ARXivar

(tramite plugin firma grafometrica)

Tale soluzione prevede la firma grafometrica dei documenti archiviati o generati direttamente in ARXivar. Molto utile nel caso in cui la firma grafometrica debba essere richiesta all’interno di task di workflow o nel caso in cui il documento venga generato direttamente in ARXivar tramite template.

FirmaGrafometrica_soluzione2_2

 

Ambiti di utilizzo ed esempi concreti:

  • Contratti e documenti legati in diverse realtà (banche, assicurazioni, …)
  • Documenti Privacy
  • Documenti del personale (contratti, assunzioni, licenziamenti, concessione benefit, aumento, formazione dei dipendenti, …)

Firma Grafometrica in mobilità

Firma grafometrica in mobilità tramite device e app dedicata che permette l’acquisizione della firma e la relativa modifica del documento. Anche in questo caso vengono acquisite tutte le informazioni biometriche.

 

Ambiti di utilizzo ed esempi concreti:

  • Consegna documento di trasporto,
  • tentata vendita,
  • sottoscrizione contratto in mobilità.

Applicazione CUSTOM

Applicazioni custom in mobilità, sia per firma grafometrica o per firma semplice grafica con interfaccia personalizzata e finalità specifiche.

Applicazione interfacciabile con ARXivar ed integrabile con eventuali workflow aziendali.

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