Conservazione Elettronica

In ogni azienda sono molti i documenti che devono essere conservati secondo le normative e spesso per farlo sono necessari grandi spazi e tempi lunghi per l’organizzazione e la ricerca. Oggi è possibile semplificare queste attività attraverso la conservazione elettronica.

La conservazione elettronica a norma è la procedura legale/informatica che permette di memorizzare i documenti in formato digitale mantenendo la loro validità legale negli anni. Tale strumento prevede di assegnare al documento tutti gli elementi necessari per preservare il suo effettivo valore: con l’apposizione della firma digitale, del riferimento e della marca temporale si conservano il suo contenuto, la sua forma ed il suo scopo.

Cosa dice la normativa?

Le norme in merito alle digitalizzazione sono in continua evoluzione ed è fondamentale conoscerle per stare al passo e sfruttare al massimo il potenziale di ogni soluzione.

Il 12 marzo 2014 sono state pubblicate in Gazzetta Ufficiale le nuove “Regole Tecniche per la Conservazione dei documenti in formato digitale”. Tutti gli enti che fanno Conservazione Elettronica dovranno adeguarsi alle nuove normative entro 30 mesi, durante i quali potranno comunque continuare a conservare i documenti nella vecchia maniera.

Inoltre grazie al decreto ministeriale  pubblicato in Gazzetta Ufficiale n. 146 del 26 giugno 2014  il processo di conservazione va completato per le fatture elettroniche, entro il termine di tre mesi dalla scadenza prevista per la presentazione della dichiarazione dei redditi annuale, quindi non più entro quindici giorni dall’ emissione delle fatture.

Se vuoi leggere le ultime novità normative riguardo alla Conservazione Elettronica, vai alla sezione dedicata del nostro BlogClicca qui

Quali vantaggi posso ottenere con la conservazione elettronica?

Sfruttare la conservazione elettronica nella propria azienda è il primo passo da compiere per gestire in modo semplice ed ordinato le informazioni più preziose ed è indispensabile per avere un paperless office, perché permette di sostituire gran parte dei documenti cartacei con delle cartelle elettroniche protette. Qualsiasi impresa che adotti questa procedura come sua practice aziendale può subito toccare con mano grandi miglioramenti nella gestione delle informazioni. 

Alcuni dei benefici ottenibili con la conservazione elettronica sono:
– risparmio con l’eliminazione di carta ed archivi
– più tempo per il personale per svolgere altre attività più produttive
– maggiore sicurezza sulle informazioni
ricerche semplici ed immediate
– possibilità di consultazione del documento da parte di più persone contemporaneamente
– fruibilità del documento in qualsiasi momento grazie a tablet e smartphone

Cosa si può fare nel concreto?

Con la conservazione elettronica si possono archiviare digitalmente la maggior parte dei documenti che esistono nell’Organizzazione, facenti parte sia del Ciclo Attivo che del Ciclo Passivo aziendale, equiparandoli ai documenti cartacei.
Alcuni esempi dei documenti dematerializzabili sono:

  • Ordini
  • Documenti di trasporto
  • Fatture
  • Ricevute e scontrini fiscali
  • Libro giornale
  • Registri iva
  • Dichiarazioni fiscali
  • Libro Unico del Lavoro
  • Giornali di magazzino
  • Libri sociali
  • Documenti sanitari
  • Documenti protocollati da Pubbliche Amministrazioni
  • Contratti
  • ecc.

La conservazione elettronica può essere applicata limitatamente alla gestione documentale oppure la si può sfruttare come step di lancio per digitalizzare man mano i processi che si svolgono in azienda ed arrivare ad avere un paperless office.

La nostra attività consiste nell’accompagnare l’impresa lungo tutto il percorso:  dall’analisi della situazione aziendale attuale, alla scelta dei processi da digitalizzare e dei documenti da mandare in conservazione elettronica, alla formazione del responsabile della conservazione in azienda fino ad arrivare all’assistenza continua nel tempo.

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