Distribuzione e Condivisione dei documenti

Nel rapido ambiente aziendale moderno i documenti prodotti e ricevuti quotidianamente necessitano di una immediata distribuzione e condivisione tra i vari uffici e le diverse funzioni aziendali per essere visionati o processati secondo la loro natura e destinazione. In questo contesto diventa sempre più importante avere soluzioni che consentano di automatizzare questi processi favorendo il più possibile la collaborazione, incrementando la produttività per tutte le risorse coinvolte.

Le diverse fonti di provenienza e gli eterogenei formati cartacei ed elettronici spesso costituiscono un’elevata mole di dati che deve essere organizzata, razionalizzata e resa accessibile dentro e fuori l’azienda. Ognuna di queste esigenze può essere definitivamente colmata con la Distribuzione e Condivisione dei documenti in formato elettronico.

Quali vantaggi posso ottenere con la condivisione e distribuzione dei documenti digitali?

La soluzione documentale parte dalla digitalizzazione di tutti i documenti per passare ad un’organizzazione ben precisa di tutti gli scambi informativi in azienda.

La soluzione che proponiamo permette quindi di ottenere numerosi benefici, tra i quali:

  • risparmiare sulla stampa di documenti, in quanto possono essere tutti inviati e consultati su dispositivi elettronici
  • recapitare automaticamente i documenti a clienti, fornitori e partner
  • rendere fruibili le informazioni  in qualsiasi luogo ci si trovi, dando la possibilità di consultare ogni documento ricevuto da mobile o tablet
  • aumentare la sicurezza e il controllo sulla distribuzione delle informazioni, dando la possibilità di assegnare ad ogni utente dei permessi sui diversi documenti
  • evitare disallineamenti informativi ed errori
  • conoscere chi ha visionato il documento e quando ed eventualmente sollecitarlo qualora tale attività non sia stata eseguita

Cosa si può fare nel concreto?

Il servizio di consulenza che offriamo aiuta l’impresa ad implementare una gestione dei documenti e dei processi totalmente digitale e a stabilire le migliori modalità per scambiare e condividere le informazioni per risparmiare tempo sfruttando automatismi adeguati .

La piattaforma software per la gestione documentale consente una completa movimentazione dei documenti con l’utilizzo di vari strumenti. Si possono infatti sfruttare la email o il fax, i servizi di postalizzazione, le liste di distribuzione, oppure link ai documenti.
Tutte le movimentazioni fatte sui documenti vengono poi tracciate per rendere più semplice il controllo e aumentare la sicurezza nella divulgazione di alcuni dati.

Con la soluzione proposta, tutti i contenuti si trovano all’ interno della stessa piattaforma software e sono organizzati in modo da essere facilmente rintracciabili. E’ sufficiente loggarsi nel portale per poter visionare i documenti che interessano e, se necessario, avanzarne il loro processo funzionale.

E’ inoltre possibile gestire dei link temporanei che permettono l’accesso e la visione del documento per un intervallo stabilito, dopo il quale il documento torna di proprietà esclusiva dell’azienda. Durante tutto il periodo previsto per la consultazione, la piattaforma software fornisce dati sulle visualizzazioni che ci sono state sui documenti, in modo da poter tenere sotto controllo chi e quando ha aperto il file inviato.

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