Archiviazione ed organizzazione documentale

Ogni organizzazione vive di informazione e spesso l’informazione è trasmessa da documenti; i documenti gestiti in azienda sono necessari per svolgere le diverse attività del proprio business e il governo di tali documenti (Document Management) regola il flusso informativo di un’organizzazione. Spesso accade però che non si trovino tali documenti quando servono o che si debbano stampare ed archiviare centinaia, se non migliaia, di fogli. Con l’archiviazione documentale elettronica questo non è più un problema.

Scegliendo di organizzare i documenti in formato digitale si facilitano quindi la conservazione, la ricerca e la gestione di tutte le informazioni più importanti, che costituiscono un  patrimonio immenso per ogni azienda. Le soluzioni proposte permettono infatti di eliminare il supporto cartaceo e contemporaneamente conservare tutti i contenuti dei documenti:  i dati ricevuti via mail, fax o posta ordinaria vengono archiviati automaticamente in formato elettronico ed organizzati poi in fascicoli, relazioni o collegamenti per renderli rintracciabili.
In questo modo tutte le informazioni sono conservate in sicurezza e accessibili anche per chi lavora fuori sede tramite dispositivi mobili come tablet e smartphone per la modifica, archiviazione, consultazione, ecc.

Quali vantaggi posso ottenere con l’archiviazione documentale?

Con l’archiviazione e l’organizzazione dei documenti in formato elettronico si possono gestire le informazioni in modo snello ed immediato: i contenuti sono accessibili e consultabili per coloro che ne hanno bisogno e che hanno l’autorità per farlo.

Alcuni dei vantaggi riguardano:
• la ricerca e condivisione di documenti
• lo spazio da dedicare ad archivi cartacei
• la produttività ottenuta grazie alla diminuzione dei tempi di esecuzione di ogni attività che riguarda i documenti
• l’utilizzo dei materiali consumabili necessari per il funzionamento delle varie periferiche (stampanti, copiatrici, fax)
• la possibilità di offrire ai propri clienti un servizio migliore e di fare meno errori rispetto all’ archiviazione tradizionale
• la sicurezza delle informazioni aziendali, che possono essere visionate e modificate in base a permessi dati in partenza

Cosa si può fare nel concreto?

Attraverso la consulenza accompagniamo le imprese nell’ analisi della situazione as-is: si parte dai documenti gestiti attivamente in tutta l’Organizzazione, facenti parte integrante dei flussi di Ciclo Attivo e di Ciclo Passivo e quindi interscambiati e condivisi dalle diverse Aree e Funzioni aziendali, dalle loro caratteristiche, per fornire la soluzione più adeguata ad ogni caso.

L’organizzazione e l’archiviazione elettronica dei documenti è fondamentale nel processo di digitalizzazione, ed indispensabile per chi vuole fare attività di Business Process Management, ma non solo: qualsiasi funzione aziendale può trovare in questo strumento un valido supporto per le attività di tutti i giorni.

La soluzione proposta permette infatti di organizzare tutti i documenti tramite AllegatiFascicoli, Pratiche, RelazioniAssociazioni. Ognuno di questi oggetti ha delle caratteristiche distintive che li rendono adeguati alle diverse tipologie di dati da archiviare. E’ possibile, per esempio, utilizzare i Fascicoli per raggruppare i dati in maniera automatica, in quanto i documenti vengono inseriti nelle diverse cartelle direttamente dal sistema che li seleziona in base a delle regole prestabilite. Viceversa le Pratiche vengono utilizzate per raggruppare manualmente i documenti, in modo tale che l’utente possa decidere liberamente dove inserirli.

La possibilità di organizzare è solo il primo step per chi sceglie di avere un paperless office, che può essere poi integrato con una gestione totalmente dematerializzata di tutte le attività aziendali. Per esempio, il software per l’archiviazione documentale permette una gestione più efficace dell’ ufficio Risorse Umane. Allo stesso modo tutte le attività aziendali possono essere profondamente semplificate dall’ organizzazione documentale elettronica.

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