Document & Process Management per le Risorse Umane

La gestione delle risorse umane è un argomento quanto mai attuale che coinvolge le aziende in modo sempre più diretto. Ogni giorno arrivano sulla scrivania di HR o centralini diverse decine di Curriculum Vitae attraverso e-mail, sito internet, annunci su portali dedicati, fax, posta ordinaria, ecc.

Occorre inoltre gestire il personale in organico in modo sempre più efficiente, dalla richiesta e approvazione di ferie e permessi, alla gestione delle note spese e trasferte, dal materiale in dotazione alle comunicazioni ai dipendenti.

Automatizzare le procedure quotidiane e ripetitive, condividere con estrema semplicità documenti e processi, gestire le informazioni in modo strutturato e organizzato sono solo alcuni dei vantaggi che l’introduzione di un servizio di Document & Process Management può offrire.

Vediamo nel dettaglio alcuni esempi di Document & Process Management per le Risorse Umane:

Gestione dei Curriculum Vitae e ricerca di nuovo personale

Il processo di catalogazione ed archiviazione del Curriculum prevede la possibilità di inserire una serie di informazioni anagrafiche del candidato, funzionali poi alle successive ricerche. Oltre a dati quali le più comuni generalità o il grado di istruzione, si può associare il candidato ad una specifica posizione aperta in una determinata area aziendale. La successiva ricerca dei Curriculum Vitae può avvenire in modo mirato e veloce tramite specifiche chiavi o con ricerca libera sul documento grazie a sistemi OCR.

A fronte di ogni colloquio svolto è possibile avviare un vero e proprio workflow che può vedere coinvolti più selezionatori (qualora il candidato debba essere visionato da diverse persone all’interno dell’organizzazione),  i quali potranno memorizzare tutti i commenti e le informazioni più importanti relative all’incontro.

Questo sistema rappresenta un solo contenitore d’informazioni, in sostanza un patrimonio semplice, organizzato ed aggiornato di dati sempre a disposizione degli Uffici Personale o di Manager di area o funzione.

Guarda la Video-Demo sulla gestione dei CV

Gestione dell’iter di assunzione e creazione di un fascicolo dipendente

Nel momento in cui viene prescelto il candidato ideale per una determinata posizione aperta, viene avviato un processo (o come meglio definito in ambito Business Process Management, un “workflow”) di Gestione Iter di Assunzione. Il processo prevede diversi task operativi sequenziali o contemporanei, che coinvolgono varie funzioni aziendali:

  1. Richiesta di Assunzione, a carico del Manager dell’area in cui verrà inserita la nuova risorsa
  2. Preparazione Documentazione necessaria per l’assunzione, a carico dell’Ufficio Personale
  3. Redazione del contratto, che dovrà poi essere approvato dalla Direzione e sottoposto a visione per conferma definitiva del futuro Responsabile del nuovo assunto
  4. Iscrizione a libro paga a carico dell’Amministrazione
  5. Preparazione delle postazione di lavoro a carico dell’area IT, con relative dotazioni aziendali

Queste attività devono essere indirizzate agli utenti corretti e nelle giuste tempistiche, per facilitare ed ottimizzare l’operatività aziendale.

Tra le varie azioni, spesso è obbligatoria l’archiviazione e la creazione di documenti, che può essere facilitata grazie alla gestione di appositi modelli. Si crea così automaticamente un vero e proprio Fascicolo per ogni collaboratore, che racchiude la sua “storia lavorativa” con tutte le informazioni e documenti ad essa collegati e che si arricchirà nel tempo con ulteriori dettagli lavorativi del dipendente.

Richieste di Ferie e Permessi

Un altro processo che può essere svolto in modo efficace ed automatico è quello relativo alla  Richiesta ed Autorizzazione di Ferie e Permessi. Inserendo tutti i dati nel sistema di Document & Process Management si possono chiedere e vagliare le richieste in pochi step operativi ed evitare eventuali disallineamenti informativi, prevedendo che il sistema gestisca anche le modifiche delle richieste stesse.

Un ulteriore vantaggio della gestione univoca delle richieste si ritrova nella consuntivazione di fine mese, tipicamente a carico dell’Ufficio Personale o Amministrativo che sarà molto più breve e semplificata.

Una gestione per processi che si compone di pochi e semplici step, che scompongono le attività in:

  1. Inserimento della richiesta di Ferie o Permesso a cura del collaboratore che compila una semplice scheda (sia da computer Desktop che da Mobile), indicando campi quali il tipo di richiesta, il periodo, la durata ed eventuali note
  2. Invio al Responsabile della richiesta di Ferie o Permesso: le informazioni salvate vengono inviate  automaticamente dal sistema al Responsabile
  3. Approvazione o Rifiuto della richiesta: direttamente dalla mail ricevuta, ogni Responsabile può inserire la sua risposta nel sistema
  4. Risposta automatica del Responsabile che giunge all’autore della richiesta e all’Amministrazione

La modifica della richiesta e la rispettiva approvazione saranno organizzate sempre attraverso dei processi e quindi risulteranno ugualmente semplici e veloci.

La gestione dei processi aziendali anche in questo caso semplifica lo svolgimento di quelle attività che sono indispensabili, come la Richiesta di Ferie o Permessi, ma che non portano valore aggiunto in azienda e che in questo modo sono abbreviate.

Alla fine di ogni mese, inoltre, l’addetto dell’Amministrazione potrà semplicemente eseguire una vista, selezionando il periodo interessato, e visualizzare così solo le richieste accettate, che vanno considerate per la consuntivazione delle presenze. Si ottiene in pochi secondi una tabella con tutti i dati necessari. Ed ecco che anche questa attività è stata semplificata e velocizzata.

Guarda la Video-Demo sulla gestione Ferie e Permessi

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