Document & Process Management per la Rete Commerciale

Tramite soluzioni di Business Process Management è possibile condividere i documenti che riguardano la rete commerciale all’interno e anche all’esterno dell’azienda, in modo semplice ed immediato, automatizzando le operazioni che sappiamo essere ripetitive e di routine.
Inoltre, vista la possibilità di integrare la soluzione BPM con i diversi software CRM, i dati presenti sulle due piattaforme rimangono sempre allineati e condivisi.

Fra le procedure dell’area commerciale che si possono organizzare e rendere automatiche con un sistema di Business Process Management si possono citare come esempi:

  • la gestione dell’email marketing (mass mailing e DEM),
  • i servizi di post-vendita e ticketing,
  • la gestione dei Lead, dei Prospect e degli Account,
  • l’organizzazione e l’archiviazione della documentazione commerciale,
  • la distribuzione e l’invio di listini di vendita,
  • la gestione delle opportunità commerciali.

Distribuzione ed invio dei Listini di Vendita

Per molte aziende uno dei documenti commerciali che è soggetto a costanti revisioni e che, una volta modificato, va inviato a tutti i clienti è il listino di vendita dei prodotti o dei servizi forniti.
I listini possono essere archiviati ed organizzati secondo diverse logiche,per esempio:

  1. Si possono inserire automaticamente in fascicoli, creati per esempio in base ai prodotti o al periodo di riferimento
  2. E’ possibile associare un listino al precedente dello stesso prodotto come revisione ottenendo un unico profilo documentale composto da più revisioni
  3. Si possono distribuire automaticamente attraverso liste di distribuzione predefinite o selezionate per tipo di cliente

Guarda la Video-Demo sulla rete commerciale

Le modalità di invio mail possono essere diverse: è possibile spedire mail standard con il listino di vendita in allegato oppure si può spedire mail contenenti uno “speciale” link al listino.
Questa seconda modalità è molto pratica ed utile, in quanto permette di:

  • evitare l’invio di mail con allegati di dimensioni elevate
  • controllare l’effettiva visione del listino da parte del destinatario e il numero di volte in cui è stato aperto
  • consentire un accesso limitato nel tempo al destinatario della mail
  • personalizzare  il layout della mail

Tutte le azioni compiute sui documenti contenuti nel link vengono mappate e registrate sul portale di gestione documentale e BPM consentendo quindi di sapere se i file sono stati aperti o scaricati, quando e da chi.

Gestione delle Opportunità Commerciali

Oltre alla gestione dei listini è possibile sfruttare a pieno le opportunità fornite dalla piattaforma di Business Process Management per organizzare alcuni processi fondamentali di Customer Relationship Management come quelli che riguardano la gestione delle opportunità commerciali.

Alcuni esempi per questo tipo di processo sono l’invio di materiale commerciale, la gestione dello scadenziario delle attività commerciali (esempio: visite, telefonate, partecipazione ad eventi o fiere, ecc.) e relativo resoconto, la formulazione di Offerte che, lungo il Ciclo Attivo, possono convertirsi in Ordini.

Tutti i documenti che sono prodotti in relazione a una specifica opportunità, possono essere collegati ad essa ed inseriti tutti nello stesso fascicolo, per poter facilmente tenere traccia delle azioni implementate su ogni contatto.
La piattaforma di BPM permette quindi di gestire in modo più preciso ed efficace le opportunità di vendita ed automatizzare le attività dell’ Area Commerciale in modo da non perdere le nuove occasioni: implementando un processo di gestione delle opportunità, infatti, tutte le attività possono essere organizzate e schedulate all’interno dei diversi workflow.

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