Document & Process Management per il Controllo Qualità

Con la sigla ISO 9000 e successive, si identificano una serie di normative e linee guida sviluppate dall’Organizzazione internazionale per la normazione (ISO), le quali definiscono i principi generali che l’azienda deve seguire per erogare servizi o prodotti di qualità conformi alle aspettative dei clienti.
La famiglia delle Norme ISO 9000 è quindi il più importante e potente strumento a disposizione delle imprese per standardizzare i processi e migliorare continuamente prodotti e servizi. Tali norme sono universali e la loro applicabilità prescinde dalla dimensione o dal settore di attività.
Per un’azienda progettare un “Sistema Qualità” significa:

  • analizzare i processi lavorativi dell’azienda in funzione della soddisfazione del cliente;
  • individuare e fissare le attività per concentrarsi sul miglioramento dei processi più problematici;
  • formalizzare tutte le procedure aziendali e la modulistica da utilizzare nelle varie fasi dei processi (es. richiesta del cliente, pianificazione, produzione, controllo, azioni correttive, rilevazione non conformità, consegne, verifiche, ecc.);
  • redigere un  “Manuale della qualità”, che includa e faccia riferimento alla politica per la qualità, alle procedure ed istruzioni del sistema qualità per ogni attività avente influenza sulla qualità e definisca in maniera completa responsabilità, autorità ed interrelazioni del personale che gestisce, esegue, verifica e riesamina le attività che influenzano la qualità di un prodotto o servizio.
  • conservare tutte le registrazioni richieste dalla norma per fornire evidenza della conformità ai requisiti e dell’efficace funzionamento del Sistema Qualità.

Adottare una soluzione di Document & Process Management rappresenta una chiave di semplificazione per l’azienda che desidera ottenere una certificazione di qualità, in quanto permette, da un lato di raccogliere ed archiviare tutta la documentazione, e dall’ altro di “guidare”, grazie all’ utilizzo di specifici workflow, il corretto avanzamento delle procedure e dei processi adottati dalle funzioni aziendali.

Alcuni esempi di applicazione di una soluzione di Document & Process Management al Sistema di Certificazione Qualità sono:

  • certificazione dei processi con approvazione delle procedure;
  • preparazione, gestione ed archiviazione di tutti i documenti coinvolti (Manuale della qualità, procedure della qualità, istruzioni operative, moduli o documenti su cui si registrano le varie attività);
  • distribuzione controllata agli utenti interessati di tutti gli aggiornamenti dei documenti coinvolti;
  • gestione delle non conformità e avvio azioni correttive;
  • gestione resi, reclami, moduli e revisione dei documenti;
  • gestione del processo di certificazione

Approvazione delle procedure e certificazione dei processi

Preparare e disegnare i processi aiuta a visualizzare tutti gli input e gli output relativi ad ogni attività e quindi stabilire i controlli e i documenti più adatti per ogni task.
Con un sistema di Document & Process Management si possono quindi svolgere varie attività finalizzate alla certificazione delle proprie procedure interne:

  • definire l’organigramma aziendale specificando chi coprirà i ruoli previsti dalla normativa;
  • identificare i processi necessari per il sistema di gestione della qualità e la loro applicazione in azienda;
  • definire la sequenza e le interazioni tra i diversi processi per assicurarne il corretto funzionamento;
  • monitorare la corretta esecuzione delle procedure;
  • attuare le azioni necessarie per conseguire risultati pianificati ed il miglioramento continuo

Gestione delle non conformità ed azioni correttive

Tale processo è indispensabile per rilevare, identificare e trattare le non conformità interne ed esterne in modo da garantire alcuni requisiti di controllo e sicurezza fondamentali nella gestione del proprio sistema di qualità.
Attraverso il sistema di Document & Process Management è possibile implementare dei workflow in grado di monitorare costantemente la corretta gestione dei prodotti non conformi, sia in ingresso (Ciclo Passivo) che in uscita (Ciclo Attivo), e di conservare le registrazioni relative alle situazioni di anomalia.
Solitamente le non conformità possono essere rilevate in diverse occasioni, per esempio in fase di verifiche ispettive interne di qualità oppure in fase di riesame da parte della direzione.
Se la non conformità rilevata è risolvibile, si stabilisce l’azione da mettere in atto per la risoluzione e si avvia una specifica Azione Correttiva che spesso prevede la compilazione di un rapporto negativo sulla qualità (es. Rapporto dell’Organismo di Certificazione, Reclami degli utenti, ecc.).
Al momento dell’emissione ed archiviazione di questi documenti, o in caso di riesame periodico, il Responsabile della Qualità riceverà un task con una richiesta di analisi delle informazioni ricevute e che dovrà completare scegliendo quali azioni correttive attivare, eventualmente assegnando nuovi compiti di controllo e correzione ai responsabili dell’area in cui è stata individuata la non conformità.

Il Responsabile della Qualità può per esempio compilare il modulo relativo alla non conformità , contenente informazioni utili come la fonte di rilevazione e la descrizione della non conformità, per attivare il relativo processo destinato a una precisa area organizzativa.

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