Document & Process Management per l’ Area Vendite

Tramite gli strumenti di Business Process Management è possibile gestire tutte le informazioni e le comunicazioni con il cliente, dalle prime richieste di informazioni, agli invii di nuove offerte fino alla gestione delle conferme d’ordine e dei relativi contratti.
Si aiutano così le imprese a curare maggiormente i rapporti con i clienti, fattore chiave per il successo di ogni attività e valore fondamentale nello svolgimento del proprio lavoro.

Alcuni esempi di processi e documenti che possono essere automatizzati per l’area vendite sono:

  • l’emissione delle offerte
  • la gestione delle richieste ricevute e dei reclami
  • l’organizzazione degli ordini e dei solleciti di pagamento
  • la verifica della solvibilità dei clienti
  • l’approvazione delle circolari e la relativa distribuzione
  • le attività da svolgere sui contratti e sugli ordini aperti, come il controllo delle scadenze
  • gestione delle conferme d’ordine
Guarda la Video-Demo sulla documentazione dell’Area Vendite

Gestione delle Conferme d’Ordine

È fondamentale gestire correttamente gli ordini dei clienti ed essere tempestivi nell’ elaborazione ed invio delle conferme e dei documenti richiesti, nel momento in cui si effettua una vendita.
E’ importante rispettare i tempi previsti per queste attività ed evitare errori nello svolgimento delle procedure.
In questa situazione l’automatizzazione si rivela particolarmente utile, in quanto permette di impostare delle regole a livello aziendale per rispondere alle richieste, svolgendo con ordine le attività previste.

Tipicamente in azienda, nel momento in cui si riceve un ordine, deve essere automaticamente emessa la conferma d’ordine: questo è un passaggio fondamentale nell’ organizzazione del lavoro e nella gestione dei processi contrattuali con i clienti.

All’ arrivo di un ordine confermato il processo prevede diversi task operativi sequenziali o contemporanei che coinvolgono varie funzioni aziendali:

  1. Verifica della presenza dell’anagrafica cliente in rubrica
  2. Presa in carico dell’ordine da parte di un utente dell’ufficio vendite
  3. Controllo prodotti e servizi erogati e relative condizioni di fornitura
  4. Presa visione o approvazione dell’ordine da parte del responsabile vendite
  5. Invio automatico della conferma d’ordine tramite mail  al cliente interessato

In questo modo la comunicazione con il cliente viene notevolmente snellita e si possono ridurre i tempi di evasione complessiva dell’ordine.
Tutti i processi, gestiti con la piattaforma di BPM, vengono resi più efficienti con l’obiettivo primario di mantenere l’impresa competitiva in un mercato sempre più veloce e automatizzato.

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