Document & Process Management per l’ Area Tecnica

La gestione dell’area tecnica è un’ attività fondamentale in tutte le imprese che operano in ambito di Ingegneria e Sviluppo e necessitano di progetti con continue richieste di modifiche o di nuove implementazioni.
E’ necessario infatti implementare i processi che avvengono all’interno dell’area tecnica in modo ordinato e condiviso, per evitare disallineamenti informativi che portano poi ad errori nella produzione. 

Fra le procedure dell’area tecnica che possono essere automatizzate, e rese più efficienti, con un sistema di Business Process Management si possono citare esempi come:

  • la gestione delle commesse
  • le richieste di fattibilità per i prodotti non standard
  • la gestione dei concept per i nuovi prodotti
  • la codifica e la revisione delle anagrafiche degli articoli e delle distinte base
  • la gestione della documentazione tecnica di prodotto

Gestione della Documentazione Tecnica di Prodotto

Il processo di acquisizione ed archiviazione dei documenti tecnici di prodotto può avvenire in modo totalmente automatico grazie alla predisposizione di cartelle monitorate all’interno di ciascun pc. Il formato dei documenti può essere di qualsiasi tipo: si possono archiviare documenti Pdf o Word, ma anche file prodotti con Autocad, Solidworks o altri strumenti dedicati. La piattaforma di archiviazione documentale permette infatti la visualizzazione dei documenti in qualsiasi formato.

Durante il processo di acquisizione del documento all’interno del sistema viene generato in automatico un profilo documentale contenente le informazioni principali, rilevate automaticamente dallo stesso documento tecnico: avremo per esempio già valorizzati i dati sull’autore, il material number, la descrizione. Ciò non toglie la possibilità di inserire manualmente  ulteriori dati utili, prima di archiviare il file; risulta fondamentale in questa fase indicare l’approvatore del disegno, o delle modifiche fatte, al quale arriverà un task di richiesta di approvazione non appena sarà terminata l’archiviazione.

A fronte di ogni archiviazione l’utente approvatore potrà svolgere la sua attività, visualizzando in un’unica maschera il dettaglio delle operazioni, i documenti coinvolti e le eventuali note dei colleghi. Per tutti gli utenti coinvolti è possibile seguire in qualsiasi momento ciò che avviene sul documento tecnico. Infatti, tramite una ricerca dedicata, è possibile visualizzare tutti i documenti tecnici e il loro stato (approvato, in modifica, …) che indica a che punto del processo si trovano.

Guarda la Video-Demo sulla documentazione tecnica

Gestione modifiche al Documento Tecnico di Progetto

Gestire correttamente l’iter di modifica dei documenti tecnici è molto importante per evitare disallineamenti fra le varie versioni dello stesso disegno e non inviare in produzione dati sbagliati con conseguenti errori e perdite di tempo.

In caso di modifica il progettista può far partire manualmente il processo adeguato sul documento, in questo modo le persone coinvolte riceveranno alcune attività da svolgere per completare le procedure in modo ordinato, e raccogliere tutti i dati necessari . Lo stato che contraddistingue il documento passerà automaticamente in modifica e sulla precedente versione sarà apposto un timbro per indicare a chiunque lo apra che si tratta di una vecchia versione.

Tutta la documentazione tecnica può essere visibile sia all’interno che all’esterno dell’azienda, basti pensare per esempio agli utenti che si trovano presso i cantieri che, accedendo tramite portale web, potranno visualizzare tutti i documenti necessari.  E’ possibile quindi configurare sul portale un’area a loro dedicata per la consultazione che dia immediata evidenza delle caratteristiche, dello stato ed eventualmente dei timbri apposti sui documenti.

Sfruttando la Gestione per Processi si possono quindi organizzare in modo puntuale tutte le attività da svolgere nell’ Area Tecnica e mantenere contemporaneamente aggiornati coloro che sono coinvolti, anche se si trovano al di fuori dell’azienda stessa.

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