Document & Process Management per l’Area IT

Al giorno d’oggi ogni azienda ha al suo interno una unità organizzativa che coordina e mantiene le apparecchiature ed i servizi di gestione dei dati ovvero l’infrastruttura IT; in funzione della dimensione dell’azienda e delle specifiche necessità, tale organizzazione può essere più o meno estesa e ha principalmente il compito di fornire supporto alle diverse strutture dell’azienda proprio per tutto ciò che riguarda i sistemi informativi.
Nelle realtà più grandi tale divisione è responsabile dell’orientamento dei responsabili di progetto che lo richiedano, delle scelte di sviluppo e di gestione dei loro sistemi informatici e telematici periferici e dell’assistenza delle sezioni o sedi distaccate nella gestione, nell’utilizzo di sistemi informatici e nelle scelte strategiche ed operative.
Per svolgere questi compiti ha pertanto la necessità di gestire e organizzare informazioni o processi e spesso può avere l’esigenza di promuovere la diffusione di una cultura informatica, attraverso la formazione, la qualificazione e l’aggiornamento degli utenti.

Attraverso una soluzione di Document & Process Management è possibile gestire molte delle informazioni e dei processi tipici anche dell’ Area IT. Queste attività spesso vedono coinvolte diverse funzioni aziendali e per questo richiedono un impiego importante di tempo e di risorse aziendali. È proprio l’entità a volte “sommersa” di queste operazioni che non permette di valutarne a fondo il reale impatto sull’operatività aziendale, quindi monitorare tali processi può aiutare nello snellimento del lavoro e nell’ identificazione di eventuali colli di bottiglia.
All’ interno dell’Area IT aziendale è possibile adottare il Document & Process Management per svolgere attività quali, ad esempio:

  • acquisizione, predisposizione e gestione complessiva delle le apparecchiature informatiche con tutta la documentazione e le comunicazione che ne consegue (Es. richieste di acquisto, contratti di manutenzione, contratti di Help Desk, ecc.)
  • scadenziario licenze e contratti di assistenza/manutenzione
  • gestione progetti di sviluppo software per nuove applicazioni
  • gestione di rilasci ed aggiornamenti di software
  • organizzazione giornate di consulenza, incontri o corsi avvalendosi della collaborazione di interni o di esperti esterni
  • gestione acquisizione e analisi di dati per i vari settori dell’azienda
  • gestione attività di monitoraggio e reportistica

Archiviazione e gestione contratti di manutenzione e di help desk, documentazione software

Le licenze software con i relativi contratti di assistenza o Help Desk, così come i contratti di manutenzione di tutte le attrezzature hanno delle scadenze ben precise, al termine delle quali è spesso necessario rinnovare tali contratti, oppure richiedere nuove quotazioni a fronte di variazioni.
Con una soluzione di Document & Process Managemen, nel momento in cui si ricevono nuove licenze o si firmano nuovi contratti di assistenza con imprese terze, è possibile archiviare tali documenti debitamente firmati in formato digitale.
Al momento dell’archiviazione, tramite una maschera predefinita, sarà possibile inserire tutte le informazioni fondamentali legate al documento che si sta trattando: fornitore con cui si è stipulato il contratto, tipo di contratto, durata, scadenza, ecc.
Per esempio sfruttando la data di scadenza inserita, il sistema di Business & Process Management potrà inviare agli utenti che si occupano di questa attività, un task o una email a ridosso di tale data (ovviamente configurabile), per avvisarli della imminente scadenza e consentire loro di valutare se è necessario solo rinnovare il contratto o valutare eventuali modifiche.
Non solo è possibile tenere traccia di tutte le scadenze ma è anche possibile archiviare tutti i documenti e i rapporti di eventuali interventi di assistenza o manutenzione che sono stati effettuati dai fornitori in un arco del tempo, oppure gestire tutto il materiale relativo all’ implementazione di uno nuovo progetto software, oppure tutta la documentazione relativa a corsi di formazione. Si potranno quindi avere dei veri e propri fascicoli digitali contenenti tutti i documenti legati tra loro attraverso diverse chiavi in modo da poter effettuare tutte le ricerche nella maniera più immediata e comoda possibile.

Gestione progetti, rilasci e versioning

Il processo di gestione, verifica, approvazione e rilascio di documentazione tecnica alle utenze, manuali o veri e propri software può essere ottimizzato e tracciato con un opportuno strumento di Document & Process Management.  Non solo è possibile quindi archiviare e salvare lo strumento o il documento validato, ma gestirlo in tutti gli step di controllo, approvazione e rilascio con storicità del versioning, e soprattutto con la tracciabilità di tutti gli step intercorsi nel processo di verifica e controllo.

Gestione attivita’ di monitoraggio e reportistica

Un altro esempio di utilizzo dello strumento di Document & Process Management può essere legato alla gestione dei flussi di monitoraggio dei sistemi ed in generale alla distribuzione e organizzazione di una reportistica. Al verificarsi di un evento è possibile attivare un task per informare un utente o un intero reparto e, a fronte delle attività necessarie e specifiche per quella organizzazione, avanzare per step successivi altre azioni mirate. Nell’ esecuzione di queste attività si possono distribuire report creati direttamente dai sistemi gestionali interessati, oppure costruiti ad hoc in Arxivar in funzione dei dati acquisiti durante il processo.
In questo modo è possibile per esempio tracciare lo stato di avanzamento di un processo di monitoraggio, piuttosto che distribuire la lista degli interventi fatti, consentendo quindi al management di effettuare le valutazioni più opportune.

Conformità al General Data Protection Regulation attraverso la Gestione Dei PRocessi

Con ARXivar è possibile gestire i flussi informativi per rispondere ai requisiti del Regolamento europeo GDPR, lungo i processi aziendali delle varie Aree:

  • Gestione riservatezze ed accesso ai dati
  • Documentazione e Gestione dei Processi
    • Nomine
    • Informative
    • Data Breach
  • Gestione del Registro di Trattamento dei dati
  • Analisi del rischio
  • Privacy Impact Assessment (PIA)
  • Analisi dei dati

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