Document & Process Management per l’Area Acquisti

In tutte le imprese la funzione Acquisti rappresenta un cardine determinante per la competitività aziendale, può essere un mero centro di costo, oppure un pilastro fondamentale della produttività della impresa stessa. In tutti i casi in tante aziende è molto sentita la necessità di migliorare le proprie performance per esempio in termini di riduzione dei costi di acquisto, oppure nella razionalizzazione dei processi e in generale nello sviluppo di “best practices” nei diversi ambiti di acquisto.
Recenti studi di settore evidenziano che il peso degli acquisti sul fatturato delle aziende è di circa il 60% (Mediobanca: dati provenienti dai bilanci delle 2000 aziende più grandi del Paese).
L’adozione di una soluzione di Document & Process Management, anche in quest’area strategica, può aiutare significativamente l’impresa nel miglioramento continuo, per esempio permettendo di:
– migliorare l’integrazione con i fornitori
razionalizzare le procedure interne, diminuendo complessivamente i tempi di ogni attività
organizzare tutti i documenti coinvolti in modo preciso e strutturato, direttamente dai sistemi gestionali.

Alcuni dei processi dell’Area Acquisti che possono essere semplificati e organizzati con una soluzione di Document & Process Management sono per esempio:

  •  Gestione strutturata delle richieste di acquisto da parte di tutti i settori
  •  Approvazione degli ordini di acquisto
  • Approvazione dei pagamento delle fatture di acquisto
  • Gestione delle gare d’appalto
  • Condivisione e distribuzione controllata dei piani di consegna o di produzione, oppure degli avvisi di spedizione, o dei forecast periodici
  • Gestione delle scadenze e rinnovi dei contratti attivi

Approvazione Ordini di Acquisto

Gli ordini di acquisto, prima di essere inviati al fornitore, devono essere solitamente approvati da un responsabile aziendale che ne autorizzi la spesa. Tali documenti, generati previo inserimento dei dati all’ interno del sistema aziendale, e tutte le relative informazioni, possono essere archiviati automaticamente nel sistema di Document & Process Management .
Questo passaggio di dati automatico non richiede quindi alcuna attività all’ operatore, ma è il sistema di Document & Process Management che si integra con il sistema presente in azienda utilizzato per l’inserimento dell’ordine di acquisto.
Nel momento in cui il documento viene archiviato si avvia il processo di approvazione.

La soluzione di Document & Process Management, grazie alla possibilità di gestire un organigramma o altri filtri scelti in fase di configurazione, assegna autonomamente il task di controllo e di approvazione dell’ordine di acquisto al responsabile dell’area corretta.

Il processo di approvazione può essere composto anche da più step (eventuali richieste di informazioni prima della definitiva approvazione o necessità di diversi livelli di approvazione) gestibili con opportuni task di interscambio tra chi ha inserito l’ordine e i vari responsabili preposti alla approvazione definitiva.
Tutti questi processi vengono gestiti in modo lineare e preciso, senza perdite di tempo per il passaggio dei documenti tra i vari uffici, o errori nell’ allineamento delle informazioni che transitano dall’Ufficio Acquisti ai diversi approvatori. Con l’approvazione definitiva dell’ordine di acquisto, il sistema può prevedere anche l’invio automatico di tale documento al rispettivo fornitore nella modalità prescelta (es. email, fax, portale fornitore, ecc.)

Gestione scadenze e rinnovi dei contratti

Sono diversi i tipi di contratti che un’azienda solitamente gestisce con certi fornitori e possono essere stipulati in diversi momenti dell’anno, pertanto è spesso necessario gestire molteplici scadenze nel corso del periodo di attività.
Sfruttando una soluzione di Document & Process Management si possono archiviare tutti i contratti di fornitura stipulati, opportunamente firmati e, tramite workflow, è possibile poi gestirne e controllarne le scadenze e i rispettivi rinnovi.
Durante l’archiviazione del contratto si inseriscono tutte i metadati del documento quali ad esempio: il tipo di sottoscrizione, la tipologia di contratto (beni o servizi), il codice fornitore, il valore della fornitura, le modalità di selezione del fornitore, i termini di pagamento, le modalità di recesso e la una data di scadenza, che tipicamente sarà il parametro utilizzato per avvisare gli utenti coinvolti nel rinnovo del contratto.
Alla scadenza, o per esempio qualche giorno prima, può essere inviata una email all’ utente preposto al rinnovo; grazie a questo processo uno o più utenti potranno essere informati in tempo e potranno eseguire le attività necessarie.
Inoltre, sempre all’ interno dello stesso workflow può essere richiesta della documentazione aggiuntiva in modo che chi si occuperà dell’ approvazione del contratto avrà a disposizione l’intera pratica con i documenti raccolti nelle varie fasi di preparazione.

Grazie alla configurazione di report dettagliati è possibile completare il processo di workflow con una serie di dati che evidenziano per esempio gli importi stanziati ed impegnati per ogni singola voce di spesa attribuita da ogni responsabile.

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