Document & Process Management per l’ Amministrazione

La soluzione BPM che proponiamo può aiutare l’impresa nello svolgimento delle diverse attività dell’ Amministrazione,  considerando anche le varie connotazioni tipiche di ogni realtà aziendale. L’area amministrativa rappresenta una delle funzioni in cui c’è maggior scambio di documenti, e per la quale può quindi risultare molto vantaggioso l’utilizzo del Business Process Management.
E’ possibile, per esempio, gestire le procedure del Ciclo Passivo attraverso l’integrazione con i software gestionali, che permette di archiviare le fatture dei fornitori in un’ottica di paperless office, eliminando quindi tutti i documenti cartacei.

Grazie alle integrazioni con gli altri sistemi presenti in azienda è possibile automatizzare molte attività amministrative, per esempio:

  • gestione delle note spese dei dipendenti
  • gestione iter recupero crediti
  • gestione dei solleciti di pagamento
  • gestione insoluti
  • verifica solvibilità cliente
  • gestione delle fatture di acquisto e relativo pagamento

Gestione delle Fatture di Acquisto e relativo pagamento

La soluzione implementata prevede lo svolgimento delle attività in modo semplice e notevolmente demandato a degli automatismi.
Il processo prevede diversi task operativi, sequenziali o contemporanei, che coinvolgono varie funzioni aziendali:

  1. ricezione e profilazione del documento, ricevuto in formato cartaceo o digitale
  2. registrazione contabile della fattura d’acquisto con assegnazione protocollo
  3. archiviazione del documento associato al profilo documentale grazie all’utilizzo di un’etichetta con barcode univoca
  4. approvazione per il pagamento, che coinvolge i relativi responsabili
  5. conservazione sostitutiva della fattura

Guarda la Video-Demo sull’Amministrazione

Questo esempio di workflow permette di ridurre gli errori ed eliminare gli sprechi di tempo  ed è possibile sfruttarlo per tutti i documenti del ciclo passivo, quali ordini, conferme, fatture, bolle, note di credito, in un’ottica di paperless office.

Fra i benefici derivanti dalla gestione dell’intero processo vale la pena evidenziare i seguenti:

  • facile condivisione delle fatture all’interno dell’ azienda
  • coinvolgimento immediato della funzione aziendale preposta all’ approvazione della fattura
  • tracciabilità di tutte le informazioni e note inerenti al documento (post-it digitali)
  • notifica automatica al fornitore dell’ avvenuta disposizione di pagamento
  • report puntuali sugli importi pagati o da pagare, raggruppati per area/funzione, fornitore o periodo

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