I 4 passaggi per digitalizzare le note spese

Via libera alle aziende che vogliono digitalizzare le note spese dei propri dipendenti: lo conferma l’Agenzia delle Entrate con la Risoluzione 96/E del 21 luglio 2017.

I 4 passaggi operativi necessari per dematerializzare i giustificativi di spesa dei trasfertisti e quindi poter distruggere le copie cartacee dei giustificativi spesa:

1. Fotografare il giustificativo tramite dispositivo mobile e acquisirlo all’interno un’applicazione aziendale condivisa. Tale applicazione deve essere accessibile tramite password personale e non deve permettere la successiva modifica del documento.
2. Creare la nota spese direttamente dall’applicazione utilizzata, con apposizione firma elettronica del dipendente.
3. Condividere la note spese con l’amministrazione ed eventualmente anche con il Responsabile che deve approvare il pagamento. Tramite la stessa soluzione documentale è possibile consultare tutte le immagini allegate dal dipendente per verificare le informazioni contenute nella nota spese.
4. Conservare elettronicamente con procedura a norma tutte le note spesa confermate. Qualunque documento informatico avente rilevanza fiscale deve possedere le caratteristiche della immodificabilità, integrità ed autenticità.

L’ unico limite alla dematerializzazione è posto per i documenti analogici unici, ovvero quelli che non consentono di risalire al loro contenuto attraverso altre scritture, anche se in possesso di terzi.
La conservazione elettronica a norma e la distruzione di questi documenti richiede l’intervento di un pubblico ufficiale che attesti la conformità delle copie informatiche all’originale. Questa regola vale anche per i giustificativi emessi da soggetti di paesi extra UE.
Questa risoluzione rappresenta la crescente volontà di dematerializzare i documenti in azienda e ridurre costi e tempi per i processi trasversali alle diverse funzioni aziendali.
Con la soluzione di Information Management Arxivar è possibile effettuare tutte le operazioni descritte: dall’archiviazione in mobilità dei giustificativi, all’invio di un task ad Amministrazione e Responsabili per il controllo, alla conservazione elettronica a norma.
Arxivar, oltre alla riduzione dei costi di gestione delle note spese, permette di attivare una serie di automatismi per dare ai responsabili visibilità immediata di tutti i costi associati a una commessa di lavoro.